【研修前チェックリスト付き】生成AI研修を仕事につなげる進め方

生成AI研修とは、文章などを作るAIの使い方と、出力の確かめ方を学ぶ場のことです。仕事につなげるには、受講後に試す業務と、結果を見直す機会まで決めておくことが大切です。

研修後に使われるか不安な方に向けて、準備から演習、宿題までの進め方を解説します。そのまま企画に使えるチェックリストと、受講者が自分のテーマに着手した実例も紹介します。

【手順1】社内AI研修の準備は、受講後に試す仕事から

社内AI研修の前には、受講後に試す業務、使える資料、結果を確認する人を決めます。

（1）「使いこなす」を、具体的な仕事に置き換える

研修の目標は、受講後に試す仕事で何を作れるようになるかで決めます。もちもつでは、受講後に各自が取り組む業務を選び、着手するところまで設計しています。学ぶ内容を決める際も、その仕事で何をできるようになりたいかを出発点にしています。

例えば、社員30人の会社で、総務が社内向けの案内文を毎回書いているとします。この場合は「生成AIを使いこなす」より、「必要事項から案内の下書きを作る」が具体的です。演習に使う資料も、案内の元になる情報と、普段の完成見本に絞れます。

経営者や管理職は、受講者に次の順番で話を聞くと、企画を具体化できます。研修の申込書を埋める前に、仕事の実物を見ながら整理しましょう。

1. 次に担当する仕事から、文章作成や情報整理で困る作業を選びます。
2. 今使っている資料と、完成した見本を確認します。
3. 研修で試す範囲と、受講後に試す日を決めます。
4. 出力を確認する人と、試すための業務時間を確保します。

（2）作る担当者と、受け取る人の認識をそろえる

研修の準備には、出力を使えるか判断する人にも関わってもらいます。

例えば、総務が案内文を作り、管理職が承認するなら、管理職にも完成見本を見てもらいます。文章の長さや必要な項目について、教える側と受け取る側の認識をそろえるためです。全員が同じ演習に参加できなくても、何を確認するかは事前に共有できます。

操作経験についても、本人の自己評価だけでなく、どこまでできるかを聞きます。例えば、入力した経験はあっても、資料を添付した経験はない場合があります。その違いが分かれば、共通で説明する内容と、個別に練習する内容を分けられます。

（3）操作できる環境と、使える資料を確認する

研修で操作できることと、資料を入力してよいことは別々に確かめます。会社が利用を認めた環境で、受講者自身が操作できるか確認します。

当日に使う資料は、研修で入力してよいものを先に選びます。許可が決まっていなければ、例えば実在の相手と結び付かない架空の案内を教材にできます。

ただし、架空の教材で操作できたことと、実資料を仕事で使えることは別です。実務へ移るまでに誰が資料の利用可否を決めるかも、準備に残します。担当者だけでは決められない点を、研修講師への質問にまとめて終わらせない形です。

【手順2】生成AI研修の形式を、学ぶ段階に合わせる

生成AI研修の形式は、知識をそろえるのか、自分の仕事で試すのかによって選びます。

（1）講義型・実習型・業務持ち込み型を比べる

研修形式は、受講者が当日どこまで取り組むかで比較できます。ハンズオン型とは、説明を聞きながら受講者自身が操作する実習型の研修です。ここでは、研修で行う活動をもとに、形式を整理しています。

研修の形	合う目的	企画時に確かめること
講義型	基本知識や社内の考え方をそろえる	受講後に操作を試す場があるか
ハンズオン型	共通教材で操作と確認を練習する	自分の仕事に置き換える時間があるか
業務持ち込み型	自分の資料で仕事への使い方を試す	資料の準備と個別の質問に対応できるか

この分類は、研修を比較するための整理で、形式ごとに成果を保証するものではありません。同じ名称でも、受講者が作るものや、講師が確認する範囲は異なります。提案を受けるときは、当日どんな資料を使い、何を持ち帰れるかを聞くと具体的になります。

（2）操作経験と、持ち込む業務の種類で範囲を絞る

受講者の経験と業務の違いを把握すると、共通で学ぶ範囲を決めやすくなります。

例えば、初めて触る社員がいるなら、共通の説明と操作練習から始める案があります。その後に自分の仕事へ置き換える時間を入れれば、学習と実務をつなげられます。最初から業務を持ち込む場合は、資料を扱える状態にする準備が必要です。

業務持ち込み型でも、幅広い仕事を同時に扱うと、講師が個別に見る時間が必要になります。例えば、経理の照合と営業の提案書作成では、確認する資料も完成の基準も異なります。受講人数だけでなく、持ち込む業務の種類を伝えて、演習の範囲を相談します。

（3）受講後の実務を、誰が支えるか決める

形式の名前より、受講者が次の仕事で何をできるようになるかが選ぶ基準です。

講義に価値があるかどうかと、受講後の実務まで支援があるかは、分けて確認します。例えば、社内で演習を引き継げる人がいれば、講義の後に自社で練習する計画も立てられます。引き継ぐ人がいない場合は、実習や宿題の確認をどこまで依頼するかが論点です。

講座の内容が豊富でも、今回の仕事で使わない機能まで初回に詰め込む必要はありません。受講後に試す業務が決まると、今回学ぶ範囲も選びやすくなります。研修を依頼する際は、次の点も確認しましょう。

• 当日に作るものと、完成を判断する項目
• 個別の業務について質問できる範囲
• 宿題の記録を見る人と、質問を受け付ける窓口

例えば、社内に相談相手がいないなら、質問を回収する役割から決める方法があります。講師への確認が必要な質問と、社内で判断する質問を分けておくと、相談先が明確になります。研修を発注する担当者が、すべての質問に答えられる必要はありません。

【手順3】演習で、作成・確認・修正まで練習する

生成AI研修の演習には、出力を作る操作と、その内容を確認して修正する作業を含めます。

（1）完成した出力だけでなく、作る過程も扱う

演習は、元の資料から下書きを作り、確認して直すまでをひと続きにします。完成した文章を見るだけでは、受講者がどこで判断に迷うかは分かりません。仕事の完成までを、受講者自身が説明できるかを確かめる構成です。

例えば、総務の案内文を題材にするなら、次の流れが考えられます。以下は本記事で提案する演習例で、実案件の授業内容を再現したものではありません。

1. 案内の目的、読み手、必須項目を、元の資料から書き出します。
2. AIへの依頼文に、使う情報と出してほしい文章の形を書きます。
3. 出てきた下書きを元の資料と照らし、足りない点や違う点を示します。
4. 依頼文か元資料を直し、出力の変化を確認します。
5. 手順を残し、別の案内でも自分で進められるかを試します。

（2）依頼文に、仕事の目的と必要な条件を書く

AIへの依頼文では、作業の目的と、使ってよい情報を具体的に伝えます。

AIへの依頼文は、プロンプトとも呼ばれます。書き方の型を覚えることに加え、仕事の目的や必要な情報を言葉にする練習にします。例えば、「案内を書いて」から、誰に何を知らせる案内なのかを補っていく進め方です。

例として、「以下の確定事項だけで、社員向けの案内文を作ってください」と書けます。続けて、「不足する情報は補わず、確認事項として挙げてください」と条件を添えます。この依頼を書いた後も、出力が条件どおりかを元資料と照らして確認します。

配布された依頼文をそのまま使う時間と、自分で書き直す時間を分ける方法もあります。どの条件を変えたために出力が変わったのか、受講者が説明する場を設けます。書き直す理由が分かれば、別の仕事へ持ち帰る際にも変更箇所を考えられます。

演習では、次の条件が依頼文に含まれているか確認しましょう。

• 誰が読み、何に使う文章なのか
• 元資料のうち、どの情報を使うのか
• 必ず含める項目と、出力する文章の形
• 情報が足りないときに、確認事項として残すこと

依頼文が長ければよいわけではありません。例えば、別の案内へ使い回す際に、前の対象者や締切が残っていれば、誤った条件で作られます。変える箇所を受講者が説明できるかも、練習の確認点になります。

（3）迷った箇所から、確認の仕方を見直す

講師が見るのは、出力の出来に加えて、受講者が判断に使った根拠です。

例えば、案内文の演習で、元資料にない締切が入っていた場面を考えます。受講者には、その記述を使えると判断した根拠を聞きます。元資料の確認が足りないのか、締切自体が社内で未決定なのかで、次の対応が変わります。

出力の違いを扱うときも、文章の好みだけで評価しない形にします。必須事項がそろうか、事実が合うか、読む人が行動できるかを確認項目に置きます。講師と受講者が同じ項目で見れば、手直しの理由を共有できます。

最後は、講師が操作を代わらずに進める時間を設ける案があります。止まったところは、その場で聞けるようにし、説明を補った箇所を手順へ戻します。持ち帰るのは完成した文章だけでなく、依頼文、確認項目、迷った点の記録です。

【手順4】生成AI研修の効果を、宿題と次の実務で確かめる

生成AI研修の効果は、受講後に対象業務を試したかと、確認まで終えられたかを分けて確かめます。

（1）受講者5名が申告・着手した実例を参考にする

もちもつの企業研修では、受講者5名全員が期限内にテーマを申告し、実際に着手しました。感想は授業を直す材料になりますが、それだけでは実務で使えたかが分かりません。

実案件で確認したこと	記録にある結果
受講者	5名
自分の自動化テーマの申告	全員が期限内に申告
申告したテーマへの着手	全員が実際に着手

この記録が示すのは、受講が具体的な行動につながったことです。自動化の完成、長期の継続利用、作業時間の削減までを確認した数字ではありません。生成AIだけで各テーマを実現したという記録としても扱っていません。

研修の設計に取り入れたいのは、本人が次に取り組む仕事を決める部分です。テーマの申告を受けた後も、最初に何を試すかまで具体的にすると、確認する対象ができます。ここからは、この考え方を生成AI研修の宿題に当てはめる提案です。

（2）宿題は、試す仕事と提出する記録をセットにする

宿題には、試した内容と、手直しや判断に迷った点を残してもらいます。

例えば、総務の案内文なら、次の案内で下書きを作り、手直しした内容を残す宿題にします。研修中に完成させた教材を再提出するだけでは、仕事に移したときの困りごとが見えません。提出物は、業務の記録として短く残せる形を考えます。

• 試した業務と日付、使った資料の種類
• 入力した依頼文と、作成した下書き
• 元の資料と照らして直した点、判断できなかった点
• 次回も使うか、何を変えて試したいか

提出先で共有してよい情報の範囲も、あわせて確認しましょう。例えば、原文を共有できなければ、どんな項目で迷ったかを説明する方法があります。研修の教材と、宿題として回収する実務の記録は、それぞれ扱いを確認します。

宿題の期限は、対象の仕事が発生する日に合わせます。例えば、月次の社内案内なら、作成日を試行日とし、その後に振り返る日を置く形です。試す仕事が発生しなかった場合は、未実施の理由と次の予定を残します。

（3）操作のつまずきと、業務の調整を分けて考える

宿題で止まった理由に合わせて、操作の説明か、業務側の調整かを選びます。

振り返りは、受講者が持ち帰った記録を見ながら行います。例えば、うまく書けなかったなら、依頼文だけでなく元の情報が足りていたかも見ます。操作の説明を増やすべきか、管理職が仕事の条件を決めるべきかを整理します。

振り返りで分かった状態の例	次に行う対応の例
操作方法を忘れ、途中で止まった	止まった操作を練習し、手順に補足する
必要事項が出力に入らなかった	元資料と依頼文に必要事項があるか確認する
内容の正しさを判断できなかった	確認に使う資料と、判断する人を決める
試す時間を取れなかった	管理職が担当業務と試行の予定を調整する

仕事で使えた場合は、次に同じ仕事が来たときにも試し、必要な手直しを残します。時間の効果を見たいなら、準備、作成、確認、修正を含む範囲で記録します。研修前の同じ作業の記録がなければ、削減時間を推測で埋めないようにします。

振り返りの最後には、次に変える点と、対応する人、試す日を決めます。例えば、受講者が依頼文を直し、管理職が確認用の資料をそろえる分担です。宿題の回収を、次の仕事が進むための修正につなげる形です。

【チェックリスト】生成AI研修の企画を、実務までつなぐ

生成AI研修の企画では、当日の教材と、受講後に試す仕事の両方を確認しておくと、準備の抜けを見つけられます。以下は、本記事で提案する準備用のチェックリストです。企画書や社内の共有メモにコピーして使えます。

（1）研修前に、仕事・資料・役割をそろえる

対象業務と完成の基準が決まると、必要な教材と参加者を選べます。決まっている項目に印を付け、空欄には確認する相手を添えましょう。すべてに印を付けることより、誰に何を聞けば進められるかを明らかにするために使います。

• [ ] 受講後に試す仕事と、作成するものが決まっている
• [ ] 受講者の操作経験と、練習が必要な箇所を確認している
• [ ] 会社が利用を認めた環境で、受講者自身が操作できる
• [ ] 入力してよい資料と、その利用可否を判断する人が決まっている
• [ ] 完成見本と、出力を確かめる項目を用意している
• [ ] 出力を受け取る人と、使えるか判断する基準を共有している

例えば、総務の案内文を教材にしたくても、完成見本が社内にない場合があります。その場合は、文章の見た目を決める前に、案内に必要な項目を管理職と整理します。教材を用意できない理由を、そのまま受講者の準備不足にしないことが大切です。

また、講師が判断できるのは、説明や演習の組み立て方です。社内資料を入力してよいか、誰が出力を承認するかは、社内で確認する必要があります。未決定の項目を分けておけば、研修の打ち合わせで相談する内容も絞れます。

（2）研修後に、試す日と見直す人を決める

受講後の予定は、宿題の締切だけでなく、仕事を試す日まで具体化します。業務が発生する時期に合わせて、担当者と管理職で確認しましょう。教材でできたことを、次の仕事で試せる状態にするための確認です。

• [ ] 宿題で試す業務と、実際に試す日が決まっている
• [ ] 準備・作成・確認・修正を行う業務時間を確保している
• [ ] 提出する記録と、共有してよい情報の範囲が決まっている
• [ ] 迷ったときの質問先と、記録を一緒に見る人が決まっている
• [ ] 試せなかった理由も、見直しの材料として残せる
• [ ] 次に変える点と、再び試す予定を話し合う場がある

例えば、宿題の期限までに対象の仕事が発生しないなら、別の仕事を選ぶ案があります。実務の代わりに教材で復習する場合は、操作の練習として記録します。教材での復習を、実務で利用できた結果に含めないようにします。

チェックが付かなかった項目は、そのまま打ち合わせの議題にできます。試す日が決まらないなら業務予定を、確認する人が決まらないなら社内の役割を相談します。研修内容を増やす前に、実務へ移るために足りない条件がないかを見る使い方です。

よくある質問

生成AI研修を仕事につなげるには、受講者の経験と、研修後に試せる業務に合わせて内容を決めます。

（1）初心者と経験者は、同じ社内AI研修を受けられますか？

共通で学ぶ内容をそろえ、操作練習を分ければ、一緒に受ける形も考えられます。例えば、確認の考え方は共通にし、初心者は教材で練習し、経験者は自分の業務で試します。事前に操作経験を聞き、質問への対応時間も含めて組み立てます。

（2）生成AI研修は、何時間あれば十分ですか？

必要な時間は、扱う業務と、受講者が自分で試す範囲から決めます。講義、操作、確認、やり直しに必要な時間を見積もり、収まらなければテーマを絞ります。当日の時間と、研修後に実務で試す時間は分けて確保します。

（3）社内の資料を持ち込めなくても研修はできますか？

例えば、架空の教材で操作や確認を練習する形なら実施できます。その場合も、自社の仕事に置き換える際に必要な情報と、利用可否を確認する人を決めます。教材で練習できた段階と、実務で使える段階を分けて進めます。

（4）研修後の宿題を、全員が完成させる必要はありますか？

最初の宿題は、完成だけでなく、着手した内容と止まった理由を確認する形にできます。実務に使えるか判断できなかった場合も、迷った箇所が残れば次の支援を決められます。完成を急がせるより、次に進むために誰が何をするかをそろえます。

次にやることは、研修後に試す仕事を1人1つ決めること

次にやることは、研修後に試す仕事を選び、当日の演習と宿題をつなぐ準備をすることです。

（1）担当者と、仕事・資料・予定を具体化する

最初の打ち合わせでは、仕事の実物を見ながら研修後の予定まで決めます。明日は、受講予定の担当者と次の順番で話しましょう。

1. 直近で行う仕事を聞き、研修で練習したい作業を選びます。
2. 使える資料と完成見本をそろえ、演習で確かめる項目を書きます。
3. 宿題を試す日と、記録を一緒に見る人・日を予定に入れます。

（2）自社で決めにくい項目を、相談の出発点にする

相談するときは、試したい仕事と、チェックリストで決まらなかった項目を共有すると具体的です。

自社に当てはめると、教える範囲と、管理職が事前に決める範囲で迷うかもしれません。もちもつでは、担当者の仕事と使える資料を伺い、研修から着手までを一緒に整理しています。業務の選び方、演習の中身、受講後に確認する範囲を、相談の出発点にできます。