【テンプレート付き】AI導入のKPIの決め方と効果測定の進め方

AI導入のKPIとは、AIを使った業務が目指す成果に近づいているかを確かめる指標のことです。目指す成果から逆算し、作業時間と品質を合わせて測ると、導入後の判断に使えます。「使う人は増えたけれど、仕事が楽になったか分からない」ときも、測る対象の整理が出発点です。この記事では、仮の営業チームの例と請求書照合の実績をもとに、記入式の表で進め方を解説します。

【手順1】AI導入の目標設定は、変えたい成果から始める

AI導入の目標設定では、会社として変えたい成果と、その期限を先に決めます。「AIで資料を作る」だけでは、導入後に何が変わればよいかが曖昧なままです。

（1）空けた時間の使い道まで決める

作業を速くする目的まで言葉にすると、成果につながるKPIを選べます。例えば、社員30人の会社で、営業担当が既存顧客への提案に時間を使えていないとします。この場合に増やしたいのは、資料の作成数ではなく、顧客に向き合う時間です。

次は、その会社を想定した仮の目標です。数値は説明用であり、実績や、どの会社にも適した基準ではありません。

目標に入れること	仮の設定例
目指す成果	既存顧客への提案活動に使う時間を増やす
対象	営業担当のチーム全体
現在と目標	月20時間から月40時間へ増やす
期限	試行開始から3か月後
守る条件	顧客向け資料の訂正率を、現在より悪化させない

成果を決めるときは、経営者や管理職と、実際に作業する担当者の認識を合わせます。例えば、管理職は提案を増やしたくても、現場は確認待ちの解消を求めているかもしれません。両方を並べると、どの仕事を変える必要があるかが見えてきます。

• 誰が、どの仕事で困っているか
• 負担が減ったら、何に時間を使いたいか
• 何が変われば、導入してよかったと言えるか

まずは、空けた時間の使い道を言葉にしましょう。売上を目標にする場合も、提案に使えた時間や提案件数までつなげて考えます。作業が速くなっただけで、売上への効果まで確認できたとは扱いません。

（2）目標と、AIを使う作業を分ける

目標は、AIで変える工程を選ぶためにも、別の方法を選ぶためにも使えます。先ほどの仮の営業チームなら、資料作成に時間が集中しているかを確認します。承認待ちが主な原因なら、承認の流れを変えることも改善候補です。

例えば、作成自体は短時間でも、元の情報を探すのに手間がかかっている場合があります。その状態で下書きだけを速くしても、仕事全体の負担はあまり変わらないかもしれません。担当者が普段たどっている順番に沿って、対象の範囲を決めます。

1. 目指す成果に関係する業務を挙げる。
2. 準備から完了までの流れと、手間のかかる工程を確かめる。
3. AIに任せる工程と、人が判断する工程を決める。

現状の数字が分からない欄は「未測定」で構いません。最初から確定した目標を作るより、何を測れば判断できるかを明らかにする段階です。仮の目標にはその旨を残し、実測後に期限と合わせて見直せる形にします。

【手順2】AI導入のKPIは、成果・手間・品質を組み合わせる

AI導入のKPIは、最終的に増やしたい成果と、その途中にある手間や品質を組み合わせます。利用回数も参考になりますが、それだけでは仕事が改善したかを判断できません。

（1）目標に至る途中の数字を置く

成果と途中の工程を別々に測ると、目標に届かない理由を探せます。先ほどの仮の例では、提案活動の時間が最終的に確かめたい数字です。その手前に、資料作成の所要時間と、作り直しの発生を置きます。

次の表も、同じ営業チームを想定した仮の例です。例えば、同じ種類の資料を月60件作る条件で考えます。目標値は説明用であり、もちもつの実績や達成保証ではありません。

KPIと測り方	仮の現状→目標
提案活動の時間：業務記録を月ごとに集計	月20時間→月40時間
資料作成時間：準備から社内確認完了までの実作業時間	平均40分／件→20分／件
社内での作り直し率：大幅修正した件数÷作成件数	20%→10%以下
顧客向け資料の訂正率：送付後の訂正件数÷送付件数	現状を測定し、悪化させない

この仮定なら、月60件で各20分減らせると、月20時間が空く計算です。ただし、空いた時間を提案活動に移せたかは、別に測ります。仕組みの点検に時間がかかれば、その負担も差し引いて考える必要があります。

品質の数字は、時間短縮と一緒に見ます。例えば、下書きが速くできても、内容の訂正で顧客への送付が遅れるなら改善が必要です。速さだけを追わず、何を守りながら変えるのかを合意しましょう。

（2）利用回数には、使わなかった理由を添える

利用回数は、成果の証明よりも、業務のどこで使えていないかを知る手掛かりになります。使う回数が少なくても、対象の仕事自体が少なかった可能性があります。逆に、回数が多いのは、出力が合わずに何度もやり直したためかもしれません。

例えば、利用状況を残すなら、次の情報を一緒に記録する方法があります。利用を増やすこと自体を目標にせず、改善する工程を見つけるための記録です。

• 対象の仕事が発生した件数
• AIを使って完了した件数
• 手作業へ戻した件数と理由
• 確認や修正で止まった内容

記録を増やすほどよいわけではありません。結果を見ても次の行動が変わらない項目は、測る目的を見直せます。最初は、目標へのつながりを説明でき、普段の業務で残せる項目を選びます。

（3）KPIを変える作業にも担当と期限を置く

数字の目標に、誰が何をするかを添えると、実行できる計画になります。「資料作成時間を減らす」とだけ書いても、明日の作業は決まりません。元資料の準備や確認基準の整理など、着手する内容に分けます。

例えば、営業担当が元資料をそろえ、支援担当が下書きの仕組みを用意します。管理職は確認基準を決め、提案活動に使う時間を予定に入れます。AIの設定と、社内の仕事の進め方の両方が対象です。

担当や期限が曖昧なままだと、実行が遅れたのか、方法が合わなかったのかを区別できません。測る人に改善の作業まで集中しているなら、分担を見直す余地もあります。担当者が無理なく記録と実行を続けられるかを、計画の段階で確かめます。

【手順3】【テンプレート】KPIと効果測定の条件を書きそろえる

AI導入の効果測定では、導入前後の業務範囲、数え方、記録する担当者をそろえます。次の表を社内の資料にコピーすると、目標設定から振り返りまでを同じ場所に残せます。

（1）記入式の表で、未測定の項目も共有する

未測定の欄を残しておくと、成果を判断する前に必要な確認が分かります。空欄を推測で埋める必要はありません。担当者の記憶に基づく数字は「記憶による概算」と書き、実測値と区別します。

記入項目	自社の記入欄	書くときの着眼点
対象業務・担当	［業務名／担当者］	誰の、どの仕事を対象にするか
目指す成果・期限	［成果／期限］	負担が減った先で何を変えたいか
成果のKPI	［指標／現状／目標］	経営として変えたい数字につながるか
作業時間のKPI	［指標／現状／目標］	どこからどこまでを測るか
品質のKPI	［指標／現状／目標］	訂正や作り直しをどう数えるか
測定条件	［資料の種類／対象件数／期間］	導入前後で比べられる条件か
記録方法・担当	［記録先／担当者］	日常業務の中で残せるか
実行する作業	［作業内容／担当者／期限］	KPIを変えるために何をするか
導入・運用の負担	［費用／社内の作業時間］	初期準備と継続的な負担を分けたか
測定結果	［実測値／測定日／条件の変化］	見込みと実測が混ざっていないか
次の判断	［継続・修正・中止／理由］	品質と負担を含めて判断したか
次の作業・確認日	［作業／担当者／再測定日］	振り返りを次の行動につなげたか

導入前に埋めるのは、対象業務や目標、測定条件などの計画部分です。測定結果と次の判断は、試した後に追記します。今分かる内容と「未測定」を分けて記入しましょう。

表には、集計した数字の元になる記録の場所も残します。集計結果に疑問が出たときに、担当者への聞き直しだけに頼らず確認できます。目標を変えた場合も、元の値と変更理由を残すと、後から判断をたどれます。

（2）準備・確認・手直しまで、時間の範囲を合わせる

作業時間は、AIが出力するまでではなく、対象の仕事が終わるまでの範囲で比べます。例えば、資料作成なら、準備から社内確認の完了までを同じ範囲に含めます。人が手を動かした時間と、返事を待つ時間は分けて残します。

• 元資料を探し、入力を整える時間
• AIを使って下書きを作る時間
• 内容の確認と手直しにかかった時間
• AIを使えず、手作業へ戻した時間

もちもつにも、導入後の効果を測らず、成果を数字で説明できなかった反省があります。仕組みが動いた事実はあっても、前後の記録がなければ削減時間は示せません。これから試す業務では、動かす前に時間の測り方を共有しましょう。

作り直しの数え方も、担当者間で合わせます。例えば、見た目の微調整と、金額や提案内容の訂正を分ける方法があります。実際の資料を見ながら境界を決めると、記録するときに迷いにくくなります。

（3）件数や難しさの違いを、成果と混ぜない

総時間だけでなく、対象件数と仕事の種類を並べると、条件の違いを確かめられます。月の総時間が減っても、単に依頼が少なかった可能性があります。定型資料と個別提案の資料も、分けて比べる方が判断しやすくなります。

例えば、AIを使えなかった資料を集計から外すと、実態より良い結果に見えます。対象にした仕事は、手作業へ戻した分も含めて記録します。練習中の結果と普段の業務の結果も、区別して残します。

測定にかかった手間自体が大きい場合は、記録方法を簡単にする余地があります。既存の業務記録から拾える項目を使えば、別の帳票への転記を減らせます。ただし、記録がない時間をゼロとして集計することは避けます。

【手順4】実案件の数字から、測れる成果の範囲を確かめる

AI導入の実績は、記録された指標の範囲で読み、自社で測る項目を考える参考にします。もちもつが支援した請求書照合には、人が目視で確認する行を絞った記録があります。

（1）請求書照合の成果は、要確認率と検出件数で読む

この事例で示せるのは、目視確認が必要な行の割合と、実データで検出した件数です。対象は、経理が請求書と契約内容を突き合わせる仕事です。要確認率とは、対象全体のうち、人の確認が必要な行の割合を指します。

実案件で記録したこと	結果・確認状況
対象企業の規模	広告代理店・3支店規模
関西支店の目視確認が必要な行の割合	88%→17%（625行中106行）
契約終了後も請求書に掲載されたケース	実データから4件を検出
導入前後の削減時間	実測値なし

割合を測った時期や、導入前の対象件数は、参照資料では確認できません。そのため、同じ月の同じ明細を比較した数字としては扱っていません。確認する行が減った割合を、そのまま時間削減率に置き換えることもできません。

残った行に難しい判断が集中すれば、調べる手間がかかる可能性があります。検出した件数も、損失を防いだ金額や返金額を示すものではありません。自社で参考にするときは、成果の数字と、まだ測れていない項目を分けて読みます。

（2）自社では、確認時間と見逃しも別に測る

要確認率を下げるだけでなく、正しく照合を終えられるかも確認が必要です。例えば、確認不要とした行に誤りが含まれていれば、判定方法の見直しが必要です。要確認とされた行だけを点検しても、その問題には気づけません。

自社で同様の照合を試す場合は、次の項目を分けて残す方法があります。これは本記事で提案する測り方であり、実案件で測定済みの項目を示すものではありません。

• 人の確認が必要とされた行と、その理由
• 確認にかかった時間と、判断に迷った内容
• 確認不要とされた結果を点検した記録
• 誤った判定があった場合の内容と修正方法

事例の数値を、そのまま自社の目標値にする必要はありません。請求書の形式や契約の複雑さが違えば、残る確認の内容も変わります。まず自社の現状を測り、品質を保てる範囲で目標を置きます。

【手順5】AIの費用対効果を見て、継続・修正・中止を決める

AIの費用対効果は、測定した成果と導入・運用の負担を並べ、次の判断に使います。作業が速くなったかに加えて、その余力を目的に使えたかも確認します。

（1）空いた時間と、実際に減った支出を分ける

時間を金額に換算した効果と、実際に減った支出は別のものです。先ほどの仮の営業チームでは、空いた時間を提案活動へ回すのが目的でした。給与の支払いが変わらなければ、その時間分の現金が会社に残るわけではありません。

社内で共有するときは、提案活動に使えた時間と、追加の費用を並べます。費用には利用料だけでなく、社内の準備や仕組みの点検も含めます。初期の準備と継続的な運用を分けると、続ける負担を見やすくなります。

作業時間に確認や修正を含めた場合は、同じ手間を運用費へ重ねて計上しません。どの費用と時間を含めたかを書いておけば、後から実測値に置き換えられます。見込みの効果と、試行で確認できた効果を分けて整理しましょう。

（2）未達の理由に合わせて、次の作業を変える

KPIが未達なら、数字だけを下げる前に、成果へのつながりが途切れた工程を確かめます。例えば、資料作成は短くなったのに、提案活動の時間が増えていない場合があります。空いた時間が会議や別の事務に移ったなら、仕事の配分も見直す対象です。

次は、測定結果に応じた判断例です。実案件の経過ではなく、自社で振り返る際の整理として使えます。

確かめた状態	次の判断例
目標に近づき、品質と運用負担も許容範囲	同じ条件で継続し、次の確認日を置く
作業時間は減ったが、目指す活動が増えない	時間の配分や仕事の優先順位を変える
出力は速いが、確認と修正に時間がかかる	元資料や出力内容、任せる範囲を直す
品質が悪化した、または負担に見合う成果がない	利用を止めるか範囲を戻し、別の方法を検討する

件数や業務内容が想定と違ったなら、目標の変更理由を残します。実行が遅れた場合は、担当と期限を見直す方が先です。原因ごとに次の作業を決めると、同じ試行を繰り返すだけになるのを防げます。

振り返る時期は、対象の仕事が発生する周期に合わせます。例えば、日々の資料作成は週ごと、月次処理は締め後に確認する進め方が考えられます。判断に必要な記録が少ない場合も、次にいつ確かめるかを決めます。

よくある質問

AI導入のKPIは、目標とのつながりと、現場で測り続けられるかを基準に選びます。

（1）AI導入のKPIは、利用回数だけでよいですか？

利用回数だけでは、業務の成果を判断できません。使う機会があったかを見る数字として残し、作業時間や品質も組み合わせます。最終的には、目指した成果に近づいたかを確かめます。

（2）AI導入前の記録がない場合、効果測定はできますか？

今から記録を始めることはできますが、過去の削減効果は断定できません。従来の手順と比べられる仕事を選び、同じ条件で測る範囲を決めます。担当者の記憶による時間は、実測とは分けて扱います。

（3）KPIの目標値は、他社の事例と同じでよいですか？

自社の現状を測ってから、仮の目標を置く方法が適しています。資料や件数、残る確認が違うため、他社の数値をそのまま採用すると無理が出る可能性があります。試行で分かった条件をもとに、期限と合わせて調整します。

（4）時間が減っても、AI導入を見直す必要はありますか？

品質が悪化したり、維持の負担が増えたりした場合は見直します。時間の短縮だけで判断せず、目指す成果に使えたかと、続ける費用も確かめます。

まずはテンプレートに、目指す成果と測る日を書き込む

次にやることは、変えたい成果を仮置きし、現状を測る担当者と日程を決めることです。記事内のテンプレートを使えば、まだ決まっていない部分も含めて話し合えます。

（1）管理職と現場で、最初に測る範囲を決める

すべての欄を埋めるより、現状を測り始められる状態にすることが最初の到達点です。明日は、経営者や管理職と、実際に作業する担当者で次の内容をそろえます。分からない項目は、誰が何を確認すれば埋まるかまで決めます。

1. 変えたい成果を選び、現在の値、目標値、期限を仮に書く。
2. 成果につながるKPIと数え方を選び、記録する担当者を決める。
3. 現状を測る日と、結果を見て次の作業を決める日を予定に入れる。

測定の担当者と最初の確認日を、予定に登録しましょう。空欄があっても、次に確かめることが具体的になれば、試行を始める準備は進みます。

（2）自社に合うKPIが決まらない部分を相談する

経営目標と現場の作業がつながらない部分は、業務の流れと一緒に整理できます。例えば、どこまでを作業時間に含めるか、品質を何で測るかで迷うことがあります。その場合は、対象業務の流れと、分かっている数字を持ち寄ると話を具体化できます。

自社の場合に何を目標にし、どこを測ればよいかは、もちもつの相談で一緒に整理できます。AIで変える工程と仕事の進め方で変える部分を分け、実行後に見直せる形まで考えます。未測定の項目も含め、今の業務と目指す成果を出発点にします。