【準備チェックリスト付き】請求書のAI自動化とは？契約照合の事例

請求書のAI自動化とは、請求書の読み取りや確認作業の一部をAIを使う仕組みに任せることです。契約との照合では、判断が必要な行を絞り、人が確認する形から始められます。もちもつが支援した案件では、目視確認が必要な行の割合を88%から17%に絞りました。この記事では、事例の成果と、自社で試すための準備チェックリストを紹介します。

請求書のAI自動化は、契約照合と支払い承認を分けて考えます

請求書のAI自動化では、読み取り、契約との照合、支払い承認を分けると、任せる範囲を決めやすくなります。

（1）読み取れたことと、契約どおりであることは別です

請求書の文字や金額を読み取れても、契約に合うかを確かめる作業は残ります。ここでの契約照合とは、請求明細が契約の内容や期間と合うかを確かめることです。今回紹介する事例は、この突き合わせで人の確認対象を絞った案件です。

工程	確かめること
読み取り	原本の文字や数字を正しく取り出せたか
契約との照合	対応する契約の金額や対象期間と合うか
支払い承認	確認結果を踏まえ、社内の手順で支払いを認めるか

例えば、経理担当者が明細を見るたびに契約台帳を開き直している場面です。取引先を探し、対象月と金額を比べ、違いがあれば担当部署に聞きます。どの工程で手が止まるかを分けると、自動化したい作業が具体的になります。

（2）目指すのは、判断が必要な行から確認できる状態です

確認対象を絞ることと、支払いを承認することは別に設計します。例えば、金額が同じでも、請求対象の期間が契約から外れていれば確認が必要です。金額が違う場合も、変更の合意が残っていれば、その根拠を調べることになります。

自社で任せる範囲を考えるときは、次の作業を分けて整理しましょう。

• 明細を読み取り、照合する契約を探す作業
• 金額や対象期間を比べ、違いや情報不足を取り出す作業
• 根拠を確認し、支払いを認める判断

この記事の準備や試行の進め方は、自社で試すための提案です。実案件で採用した細かな判定条件や、内部の画面を再現したものではありません。

導入事例：請求書チェックの目視確認を88%から17%に絞りました

広告代理店の経理業務で請求書と契約を照合し、関西の目視確認が必要な行の割合を88%から17%に絞りました。

（1）関西支店だけで約560行、手作業で月2日かかっていました

着手前は、支店ごとの請求明細を契約と突き合わせる作業に負担がかかっていました。対象は広告代理店・3支店規模の案件です。経理担当者が、毎月の明細を行ごとに確認していました。

項目	実案件で確認できた内容
業務	請求書と契約内容の突き合わせ
着手前の作業量	関西支店だけで約560行、手作業で月2日
目視確認が必要な行の割合	関西で88%→17%
結果を確認した対象	625行中106行が目視確認の対象
あわせて検出した内容	契約終了後も請求書に載っていたケース4件

導入後は「ここを見てください」という行が出るようになりました。担当者は、抽出された行を起点に、契約との違いを確かめられます。

（2）確認する行の割合を、時間の削減率には置き換えません

この事例の成果は目視確認の割合であり、導入後の削減時間の実測値ではありません。着手前の約560行と、結果を確認した625行は同じ対象件数ではありません。「月2日の作業がどれだけ短くなったか」は、この記録だけでは分かりません。

自社の効果を確かめる場合も、次の項目は分けて記録します。

• 人が確認する行の数と割合
• 原本の確認や担当部署への問い合わせにかかった時間
• 照合前に資料を集め、整えるためにかかった時間

行数が減っても、資料探しが増えていれば、改善する余地が残ります。確認対象を絞れたかと、担当者の負担が減ったかを別々に見る考え方です。

（3）契約終了後の掲載を4件検出しました

契約終了後も請求書に載っていたケースを、実データから4件見つけました。従来、人が全行を追っていたときには気づけていなかった内容です。金額だけでなく、契約の有効期間を照合する意味が分かる結果です。

ただし、検出した事実と、その後の処理は別です。この記録から、請求の取り消しや返金まで済んだとは言えません。例えば、終了前の業務が後から請求されている場合も、対象期間と根拠の確認が必要です。

【チェックリスト】請求書のAI照合に必要な資料と担当をそろえます

請求書のAI照合を試す前には、請求書、契約の根拠、人が確認する窓口をそろえます。以下を社内のメモにコピーし、確認できた項目にチェックを付けて使えます。未確認の項目には、足りない資料と確認先を記入しましょう。

（1）請求書と契約が対応しているか

請求書だけでなく、どの契約と比べるかが分かる資料を用意します。新しい台帳を作る前に、担当者が普段どの資料で判断しているかを確認します。

• [ ] 試す請求書と明細の原本を開ける
• [ ] 取引先、請求対象の業務、対象期間、金額を確認できる
• [ ] 対応する契約書や契約台帳を探せる
• [ ] 契約番号や業務名など、同じ契約だと判断する根拠が分かる

例えば、同じ取引先に複数の契約があれば、社名の一致だけでは照合先を決められません。担当者が何を見て結び付けているかを残すと、仕組みに任せる条件を考えられます。

（2）請求対象の時期に有効な条件が分かるか

照合の基準にするのは、請求対象の時期に有効だった契約内容です。例えば、単価が途中で変わった場合、現在の単価だけでは過去分を判断できません。

• [ ] 契約の開始日と終了日を確認できる
• [ ] 単価や金額の変更内容と、適用される時期が分かる
• [ ] 更新や終了について合意した記録を探せる
• [ ] 過去に問題なしとした理由や、確認が必要だった理由をたどれる

例えば、台帳は終了扱いでも、担当者が更新の合意を持っている場合があります。このときは、どの記録を判断の根拠にするかを先に確かめます。情報がそろうまでは、推測で契約を有効扱いしない設計にします。

（3）不足する情報を誰に確認するか

資料が足りないときの確認先まで決まると、試行中に止まる理由を整理できます。経理担当者だけで判断できない項目は、契約を扱う部署と一緒に確認します。

• [ ] 資料の置き場所と、更新する担当が分かる
• [ ] 契約や変更内容について質問できる相手が決まっている
• [ ] 試行に使う環境と、閲覧する人を社内で確認している
• [ ] 確認対象の行を誰が引き取り、承認へつなぐかが決まっている

すべての資料を集約し終えるまで、準備を止める必要はありません。対象を絞り、必要な資料の所在と、判断できる人から確認できます。チェックが付かない項目は、AIに任せる前に整えたい箇所として扱います。

人に戻す明細は、契約との違いと情報不足を分けます

人が確認する明細には、契約と違う行だけでなく、判断材料が足りない行も含めます。

（1）「要確認」の理由が分かれば、次の作業を選べます

違いを見つけた行と、照合できなかった行を分けると、担当者が調べる内容が明確になります。次の表は、自社で判定を設計するときの分類例です。

判定の例	人が確かめること
条件が一致	必要な項目がそろい、照合先も正しいかを試行で検証する
契約との違いあり	金額や対象期間の違いに、変更の根拠があるか
照合先が決まらない	候補の契約から正しい対応先を特定できるか
必要な情報がない	原本や担当部署から不足情報を確認できるか
読み取りに疑いあり	読み取った文字や数字が原本と合っているか

例えば、契約金額の欄が空白なら、金額の不一致ではなく情報不足です。不足をAIが補って一致とすると、担当者が確認する機会を失います。判断できない行を残す条件も、事前に共有しましょう。

（2）確認理由と原本の場所を同じ行に残します

確認対象には、理由と請求書・契約の参照先を添えると、根拠を探し直す負担を抑えられます。例えば「金額が違う」だけでは、担当者は資料を開き直して比較する必要があります。次の情報を並べると、何を確かめるかが分かります。

• 請求側の金額・対象期間と、契約側の該当する条件
• 要確認とした理由と、その根拠が書かれた原本の場所
• 確認した担当者の結論と、追加で見つかった根拠

これは出力の作り方の提案で、実案件の画面の再現ではありません。例えば、変更の合意を確認できた場合も、適用する期間を記録します。別の月の請求へ同じ判断を使えるか、次回も確かめられるようにするためです。

試行では、確認不要と判定した明細の見逃しも確かめます

請求書照合の試行では、要確認の行と確認不要とした行の両方を原本と比べます。

（1）過去の判断と仕組みの結果を、根拠から比べます

要確認の割合が低くても、必要な確認を見逃していれば運用には移せません。要確認率とは、照合した行のうち、人の確認が必要とされた行の割合です。過去の確認が終わった資料を使い、次の順で試しましょう。

1. 請求書と対象期間の契約情報をそろえ、人の判断と根拠を記録します。
2. 仕組みで照合し、全行が処理結果に含まれるかを確かめます。
3. 確認不要とした行も含め、人の判断と結果を比べます。
4. 違いの原因を直し、調整に使っていない資料でも試します。
5. 残った確認を担当者が終えられるかを見て、運用する範囲を決めます。

人の過去の結論も、根拠と一緒に見直します。今回の事例でも、従来の目視では気づいていなかった掲載を検出しました。人の答えと一致するかだけでなく、どの資料からそう判断したかを見ることが大切です。

（2）契約が変わった後も、同じ確認を続けられるかを見ます

運用前には、契約の更新担当と、判断が止まったときの引き継ぎ先を決めます。例えば、営業が契約変更を受けても経理へ伝わらなければ、古い条件で照合し続けます。判定の調整とあわせて、資料の受け渡しも確認しましょう。

担当者が不在でも、保留の理由と次に聞く相手が分かる記録を残します。締めまでに答えが出ない場合の扱いや、仕組みが止まった際の照合方法も決めておきます。確認行数だけでなく、資料の準備や調べ直しの手間まで見ることが、運用の判断材料になります。

よくある質問

請求書のAI自動化では、自社の資料で判断できる範囲と、人に残す判断を確かめながら進めます。

（1）請求書を読み取れれば、契約とのチェックも終わりますか？

読み取りだけでは、契約とのチェックは終わりません。対応する契約を特定し、金額や対象期間を照らし合わせる工程が必要です。根拠が足りない行は、人が確認する対象に残します。

（2）契約台帳が整理されていなくても始められますか？

資料の所在と、判断できる人を整理するところから始められます。対象を絞り、請求書と契約の対応を確かめます。照合の基準が決められない行は、自動で問題なしにしません。

（3）自社でも同じ割合まで確認を減らせますか？

同じ割合まで減らせるかは、自社の資料で試さないと分かりません。資料の不足や契約の複雑さによって、人に残す範囲は変わります。確認対象の数に加え、見逃しと調べ直す手間も確かめます。

（4）支払いの承認まで自動にする必要がありますか？

承認まで自動にする必要はありません。確認する行を取り出す範囲から始め、支払いは社内の承認手順につなげます。照合結果を見て誰が何を決めるかを、先に共有します。

次にやることは、担当者と請求書を開き、判断の根拠を確かめることです

最初に取り組むのは、普段の請求書チェックで開く資料と、判断に迷う行を確認することです。

（1）チェックリストを使い、試す範囲を決めます

担当者が普段どおりに確認する様子を見ると、自社で任せたい作業と不足する資料が分かります。次の準備を、経理担当者と一緒に進めましょう。

1. 試したい請求書と、その対象期間の契約情報を並べます。
2. チェックリストで不足を確認し、迷う明細に確認先を書き添えます。
3. 人に残す判断を決め、過去の資料で試す日を決めます。

自社に当てはめると、契約の対応付けや変更の扱いで迷うこともあります。もちもつでは、現在の確認手順と資料の状態を伺い、任せる範囲から一緒に整理しています。どこから試せるか判断がつかない場合は、今の請求書チェックの進め方からご相談いただけます。